Wat staat er in het Koninklijk Besluit van 14 juli 2025?
Het Belgisch Staatsblad publiceerde op 14 juli 2025 het Koninklijk Besluit waarin de verplichte elektronische facturatie tussen Belgische btw-plichtigen is opgenomen. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen in elektronische vorm opgemaakt en verzonden worden. In het KB geeft men ook meer duidelijkheid over de technische specificaties; Peppol BIS wordt het standaardformaat.
Wat houdt dat precies in?
Peppol BIS wordt het standaardformaat voor gestructureerde elektronische facturen. Er mag nog steeds een ander formaat gebruikt worden, op voorwaarde dat beide partijen hiermee akkoord gaan én het formaat voldoet aan de Europese richtlijnen. Belangrijk: als onderneming moet je sowieso de nodige infrastructuur hebben om facturen via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen.
Wanneer geldt de verplichting?
De e-facturatieplicht geldt enkel als aan alle volgende criteria wordt voldaan:
- De uitreiker: de factuur moet afkomstig zijn van een in België gevestigde btw-plichtige die verplicht is een factuur uit te reiken voor de transactie.
- De ontvanger: de factuur wordt verstuurd naar een andere in België gevestigde btw-plichtige. Is de ontvanger een particulier? Dan blijft een ander elektronisch formaat (of zelfs een papieren factuur) toegestaan.
- De plaats: de levering van goederen of diensten vindt plaats in België, met uitzondering van bepaalde vrijgestelde transacties (art. 44 Btw-wetboek) en intracommunautaire leveringen.
Zijn er sancties?
Om ondernemingen te stimuleren de regels correct te volgen, voorziet het KB in oplopende administratieve geldboetes:
- € 1.500 bij een eerste overtreding
- € 3.000 bij een tweede overtreding
- € 5.000 voor elke volgende overtreding
Tussen twee vaststellingen moet minstens een periode van drie maanden voorbijgegaan zijn, zodat bedrijven de kans krijgen om alles in orde te brengen.
Daarnaast blijven de bestaande boetes voor het niet uitreiken of onjuist opmaken van een factuur ook gelden voor elektronische facturen.
Gevolgen voor de btw-aftrek?
Er rijst de vraag of er in de toekomst een risico bestaat dat de btw op een foutieve factuur – die niet elektronisch werd ontvangen – niet langer aftrekbaar zal zijn. Het Koninklijk Besluit vermeldt hierover niets expliciet. Volgens de algemene btw-regels geldt echter dat een belastingplichtige enkel recht heeft op aftrek wanneer hij beschikt over een correct uitgereikte factuur die de verplichte vermeldingen van artikel 5, § 1, van K.B. nr. 1 bevat.
Op basis van deze regel zou de btw-aftrek in principe geweigerd kunnen worden. In eerste instantie zal het waarschijnlijk zo’n vaart niet lopen, maar op langere termijn bestaat er wel degelijk het risico dat je als belastingplichtige jouw aftrekrecht verliest wanneer je facturen van leveranciers blijft ontvangen op papier of in een ongeschikt digitaal formaat.
Nieuwe afrondingsregels
Vanaf 1 januari 2026 mag bij gestructureerde elektronische facturen alleen nog afgerond worden op het totaalbedrag van de btw. Lijn per lijn afronden zal niet langer toegestaan zijn.
Is jouw onderneming reeds voorbereid op de nieuwe facturatieregels? Met Iniflow win je tijd, en ben je helemaal klaar voor de toekomst! Contacteer ons voor meer informatie.